Menyusun Informasi yang Efektif: Pentingnya Kejelasan, Singkat, dan Keseimbangan dalam Komunikasi
Aza El Munadiyan S.Si MM
Penyampaian informasi atau presentasi, kejelasan, singkat, dan keseimbangan adalah tiga elemen utama yang harus diperhatikan agar pesan dapat diterima dengan baik oleh audiens. Berikut adalah penjelasan pentingnya elemen-elemen ini:
1. Kejelasan (Clarity)
Kejelasan adalah kunci dalam menyampaikan informasi. Informasi yang tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan, bahkan kepanikan, seperti kasus pemberitaan tentang letusan Gunung Merapi yang salah dilaporkan oleh media. Wartawan menyebutkan bahwa awan panas sudah mencapai radius 5 kilometer, padahal kenyataannya masih berada di 25 kilometer. Informasi yang tidak akurat ini membuat masyarakat panik tanpa alasan yang valid. Oleh karena itu, informasi harus disampaikan berdasarkan data yang benar dan sesuai konteks agar tidak menimbulkan misinformasi.
2. Kesingkatan dan Kepadatan (Brevity)
Kesingkatan adalah kemampuan untuk menyampaikan pesan secara padat dan jelas tanpa bertele-tele. Misalnya, jika Anda menawarkan produk atau menjelaskan manfaat suatu obat, sampaikan poin-poin utamanya: fungsi obat, cara kerjanya, dan efek sampingnya. Sebagai contoh, jika obat ditujukan untuk sakit kepala, jelaskan bagaimana obat tersebut meredakan sakit kepala, apakah melalui pengurangan rasa sakit di pusat saraf atau dengan meningkatkan sistem imun. Dengan demikian, audiens dapat langsung memahami informasi penting tanpa harus menyaring terlalu banyak detail yang tidak relevan.
3. Keseimbangan Konten (Balance)
Komunikasi terutama di media, keseimbangan konten adalah hal yang krusial. Ketidakseimbangan dapat menciptakan persepsi yang bias. Contohnya, pemberitaan tentang kasus korupsi yang merugikan negara hingga triliunan rupiah dengan hukuman yang relatif ringan dibandingkan dengan kasus lain yang lebih kecil tetapi mendapatkan hukuman lebih berat. Ketika informasi ini tidak disajikan secara proporsional, masyarakat akan merasa ada ketidakadilan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa setiap sudut pandang atau fakta terkait mendapatkan perhatian yang seimbang dalam penyampaian informasi.
4. Penekanan yang Tepat (Emphasis)
Penekanan dalam komunikasi membantu audiens memahami inti dari informasi yang disampaikan. Contohnya, dalam berita tentang kenaikan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) menjadi 12%, jika penekanan hanya pada angka kenaikan pajak tanpa menjelaskan dampak positifnya seperti peningkatan penerima bantuan sosial, masyarakat bisa salah persepsi. Dengan penekanan yang tepat, pesan menjadi lebih terarah, misalnya: “Dengan kenaikan PPN, jumlah penerima program bantuan sosial akan meningkat secara signifikan.”
5. Penyesuaian Suasana (Tone and Context)
Nada dan konteks dalam penyampaian informasi harus disesuaikan dengan situasi. Misalnya, saat menyampaikan berita bahagia, gunakan nada yang ceria dan optimis. Sebaliknya, saat menyampaikan berita duka, gunakan nada yang tenang dan penuh empati. Ketidaksesuaian nada dengan konteks dapat membuat pesan menjadi kurang efektif atau bahkan salah diterima oleh audiens.